ความสำคัญของการบริหารจัดการโครงการ

จากการแข่งขันทางธุรกิจที่รุนแรงในปัจจุบัน ทำให้องค์กรทุกแห่งต้องปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลง อันเกิดขึ้นตลอดเวลา องค์กรต่าง ๆ เริ่มทำการปรับเปลี่ยนรูปแบบจากการทำงานที่เน้นการทำงานประจำเป็นหลัก (Permanent Job) มาเป็นการดำเนินการในลักษณะของการทำโครงการ (Project Base) เป็นหลัก เพื่อการแข่งขันอันรวดเร็ว ตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า และที่สำคัญคือตอบสนองต่อเป้าหมายองค์กร โดยสามารถนำหลักการบริหารโครงการนั้น ไปประยุกต์ใช้ได้ตั้งแต่ การบริหารโครงการการออกแบบผลิตภัณฑ์ การให้บริการใหม่ ๆ การบริหารโครงการลดความสูญเสีย เพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุนตามหลักการของ Lean Six Sigma การบริหารโครงการก่อสร้าง และการบริหารโครงการอื่น ๆ ดังนั้นปัจจัยที่สำคัญที่สุดที่จะทำให้องค์กร ก้าวไปข้างหน้า อันจะนำไปสู่ความได้เปรียบในการแข่งขันที่ยั่งยืน คือการบริหารจัดการโครงการต่าง ๆ ให้เกิดความรวดเร็ว มีความคล่องตัวที่ โดยมีการปรับ Mindset ของผู้บริหาร และทีมโครงการ เลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมในการบริหารโครงการ ควบคู่ไปกับการนำแนวคิดการจัดการแบบรวดเร็ว หรือที่เรียกว่า Agile โดยที่การบริหารจัดการโครงการ มีเสาหลักสามเสาที่ต้องคำนึงถึงคือ Project Management Triangle

การบริหารจัดการโครงการจะให้ความสำคัญกับสามเสาหลัก ซึ่งส่งผลกับคุณภาพของโครงการก็คือ

• Scope (ขอบเขตงาน) ในการดำเนินโครงการ สิ่งแรกที่สำคัญคือ ต้องมีการวางขอบเขตงานในโครงการให้เหมาะสม หลายครั้งที่ผู้เขียนพบว่า การวางขอบเขตงานที่ไม่เหมาะสม กว้างไป หรือแคบเกินไป จะส่งผลต่อคุณภาพโครงการให้ลดน้อยลง

• Time (เวลาที่ใช้ในโครงการ) เวลาที่ใช้ในการดำเนินโครงการ จะต้องสอดคล้องกับขอบเขตของงานในโครงการ การใช้เวลามากเกินไป กับโครงการที่มีขอบเขตงานที่แคบ หรือ ใช้เวลาที่น้อยเกินไป กับโครงการ ที่มีขอบเขตงานที่กว้าง จะส่งผลต่อคุณภาพของโครงการได้

• Cost (ต้นทุน งบประมาณที่ใช้ในโครงการ) งบประมาณที่ใช้โครงการ ต้องสอดคล้องกับขอบเขตงาน และเวลาที่ใช้ในโครงการ

หลายครั้งในการบริหารโครงการ สิ่งที่เราพบคือ ขอบเขตงาน เยอะมาก เวลาจำกัด และให้งบประมาณมาน้อย คุณภาพที่ดีของโครงการจะเกิดได้อย่างไร ดังนั้นสิ่งหนึ่งที่ผู้บริหารจัดการโครงการต้องคือการ ใช้เครื่องมือต่าง ๆ ในการบริหารจัดการโครงการให้เหมาะสม เพื่อสร้างสมดุล ระหว่างเสาทั้งสามต้น อันจะนำมาสู่คุณภาพที่ดีของโครงการที่ยั่งยืน ดังคำกล่าวที่ “คุณภาพ ต่อรองไม่ได้”