

การบริหารงานในสายงานปกติ ที่เราทำกันอยู่โดยทั่วไปนั้นที่อาจจะเรียกว่างานประจำ หรืองาน Routine มีความแตกต่างกับการบริหารโครงการอย่างไร ? ผู้เขียนขอแยกการบริหารจัดการทั้งสองแบบออกเป็นมิติต่างๆ
เวลาที่ผู้เขียนได้มีโอกาสไปบรรยายหลักสูตร Project Management หรือการบริหารโครงการนั้น สิ่งแรก ที่ต้องทำความเข้าใจร่วมกันก่อนก็คือ การบริหารงานในสายงานปกติ ที่เราทำกันอยู่โดยทั่วไปนั้นที่อาจจะเรียกว่างานประจำ หรืองาน Routine มีความแตกต่างกับการบริหารโครงการอย่างไร ? ผู้เขียนขอแยกการบริหารจัดการทั้งสองแบบออกเป็นมิติต่างๆ ดังนี้
มิติด้านบริบท (Context) การบริหารงานในสายงานปกตินั้น จะดำเนินการและบริหารด้วยความต่อเนื่อง มีการทำงานอย่างสม่ำเสมอ และต่อเนื่องทุกวัน โดยมีลำดับขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน ใครมีหน้าที่อย่างไร ก็ดำเนินหน้าที่หลักของตนเองไป ส่วนการบริหารโครงการนั้น ต้องบริหารด้วยความยืดหยุ่น ไปตามสถานการณ์ เนื่องจากระยะเวลา ขอบเขต และงบประมาณที่ให้มามีจำกัด
มิติด้านขอบข่ายของงาน (Scope of Work) การบริหารงานในสายงานปกติ จะทำซ้ำ ๆ ในสิ่งเดิม ๆ แต่สิ่งที่น่าสังเกตคือ จะมีความยืดหยุ่นในตัวเนื้องาน ทั้งในด้านเวลาและขอบเขตงาน ปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ ที่ต่างออกไป เช่น ลูกค้าอาจมีความต้องการสินค้า ทำให้ต้องมีการปรับแผนการผลิตเพิ่มเติม เป็นต้น สำหรับการบริหารโครงการนั้น จะมีความเฉพาะเจาะจง และมีขอบเขตงานที่จำกัด
มิติด้านแนวโน้มหรือทิศทาง (Trend or Direction) การบริหารงานปกติ จะไม่เน้นทิศทาง เป็นการทำงานอย่างต่อเนื่องตามปกติ ที่ไว้วางเป้าหมายไว้ ส่วนการบริหารโครงการจะมีการกำหนดทิศทางที่ชัดเจน ว่าเพิ่มขึ้น หรือลดลงเช่นโครงการลดต้นทุนด้านพลังงานลดให้ได้ 5% ของต้นทุนเดิม เป็นต้น
มิติด้านกรอบเวลา (Time Frame) การบริหารงานปกติ ระยะเวลา มีความต่อเนื่อง ดำเนินการไปเรื่อย ๆ ส่วนการบริหารโครงการ ต้องมีการบริหารเรื่องเวลาให้อยู่ในกรอบที่ได้ตั้งไว้ เนื่องจากมีระยะเวลาที่จำกัด มีจุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุด
มิติด้านสไตล์การทำงาน (Working Style) การบริหารงานในสายงานปกติ เน้นการสั่งสมประสบการณ์ทำงาน เรียนรู้งานเพื่อการทำงาน แต่ในการบริหารโครงการ เนื่องจากระยะเวลา และทรัพยากรมีจำกัด การทำงานจึงต้องการทีมงานทุกคนที่มีความสามารถเฉพาะ การเรียนรู้งานอย่างค่อยเป็นค่อยไปจะมีความยากลำบาก
เพื่อให้เข้าใจมิติความแตกต่างของการบริหารทั้งสองแบบได้ง่ายและชัดเจนขึ้น สามารถสรุปได้ดังตาราง
จากบทความนี้จะเห็นได้ว่า การบริหารโครงการนั้นมีข้อจำกัดและความซับซ้อนมากกว่าการบริหารงานในสายงานปกติ ดังนั้น การจะเป็นผู้บริหารโครงการที่ดี จำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจ และการใช้เครื่องมือต่าง ๆ ให้เหมาะสม เพื่อให้สามารถบริหารโครงการได้อย่างมีคุณภาพ ตามเวลา ขอบเขตงาน และงบประมาณที่ตั้งไว้