ช่วงที่ผ่านมา ผมได้มีโอกาสสอนเรื่อง การแชร์หน้าจอ/หน้าต่างในโปรแกรมประชุมออนไลน์ยอดฮิต (MS Teams/Zoom) ให้กับลูกค้าองค์กรหลายแห่ง จึงขอนำมาสรุปให้ทุกคนได้อ่าน เพื่อเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่ต้องใช้งานในการประชุมออนไลน์บ่อย ๆ
ในการประชุมออนไลน์เมื่อเราต้องการแชร์ข้อมูลไปให้ผู้เข้าร่วมประชุมดู ปกติจะสามารถแชร์ข้อมูลได้ 2 แบบ คือ
- แชร์หน้าจอ (Screen)
- แชร์หน้าต่าง (Window)
สำหรับ MS Teams จะมีแบบที่ 3 คือ
- แชร์ PowerPoint Live (ใช้ได้เฉพาะ MS Teams)
ความแตกต่างของการแชร์ทั้ง 2+1 แบบนั้นมีดังนี้
- แชร์หน้าจอ (Screen) คือผู้แชร์หน้าจอแบบ Screen นี้ ผู้แชร์เห็นอะไร ผู้เข้าประชุมจะได้เห็นแบบเดียวกับผู้แชร์ 100% เช่น ผู้แชร์เปิด PowerPoint ผู้เข้าประชุมก็จะเห็น PowerPoint / ถ้าผู้แชร์เปิด Excel ผู้เข้าร่วมประชุมก็จะได้เห็น Excel เป็นต้น
- ข้อดีของการแชร์หน้าจอ (Screen) คือผู้แชร์จะไม่สับสนว่าตอนนี้กำลังแชร์อะไรอยู่ เพราะผู้เข้าร่วมประชุมเห็นเหมือนกับผู้แชร์ทุกอย่าง
- ข้อควรระวัง คือ เนื่องจากทั้งผู้แชร์และผู้เข้าร่วมประชุมเห็นเหมือนกันทุกอย่าง เพราะฉะนั้น ถ้ามีการแจ้งเตือนใด ๆ เด้งขึ้นมา เช่น Email, Line และอื่น ๆ ทางผู้เข้าร่วมประชุมก็จะได้เห็นการแจ้งเตือนนั้น ๆ ด้วย อย่างไรก็ตาม หากต้องการแชร์ด้วยวิธีนี้ ให้ทำการปิดการแจ้งเตือนไว้ล่วงหน้า หรือไม่ก็เปลี่ยนไปใช้วิธีการแชร์หน้าต่าง (Window) แทน
- แชร์หน้าต่าง (Window) คือผู้แชร์แชร์หน้าต่าง (Window) ของโปรแกรมใดโปรแกรมนึงเท่านั้น ผู้เข้าร่วมประชุมก็จะเห็นเฉพาะหน้าต่างที่แชร์ไป เช่น ผู้แชร์แชร์หน้าต่างโปรแกรม PowerPoint ผู้เข้าประชุมก็จะเห็นโปรแกรม PowerPoint แบบเต็มหน้าจอโปรแกรมเดียว ถึงแม้ว่าผู้แชร์จะเป็นโปรแกรมอื่นอยู่ด้วยก็ตาม
- ข้อดีของการแชร์หน้าต่าง (Window) คือผู้แชร์ไม่ต้องเป็นกังวลว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะเห็นข้อมูล หรือ โปรแกรมอื่น ๆ ที่ผู้แชร์ได้เปิดเอาไว้
- ข้อควรระวัง คือผู้แชร์อาจจะสับสนว่าตอนนี้กำลังแชร์หน้าต่างของโปรแกรมไหนอยู่ ในกรณีที่ผู้แชร์เปิดหลาย ๆ โปรแกรมพร้อมกัน และถ้าผู้แชร์เปลี่ยนหน้าต่างในการแชร์ทุกครั้งเมื่อต้องการแชร์โปรแกรมอื่น เช่น ถ้าผู้แชร์แชร์โปรแกรม PowerPoint อยู่ และต้องการแชร์โปรแกรม Excel ผู้แชร์ต้องทำการแชร์หน้าต่าง Excel เพราะวิธีการนี้จะสามารถแชร์หน้าต่างได้ครั้งละ 1 โปรแกรมสำหรับ MS Teams (ยกเว้นผู้ที่ใช้โปรแกรม Zoom จะสามารถแชร์หลายหน้าต่าง หลาย ๆ โปรแกรมได้ในเวลาเดียวกัน)
- แชร์ PowerPoint Live (สำหรับ MS Teams เท่านั้น) คือ ผู้แชร์สามารถอัพโหลดไฟล์ PowerPoint ขึ้นไปบนคลาวด์ (cloud) เพื่อทำการแชร์ไปยังผู้เข้าร่วมประชุม ซึ่งหน้าจอของผู้แชร์จะเป็นมุมมองของผู้นำเสนอ (Presenter View) นั่นคือจะสามารถเห็นสไลด์ที่กำลังแชร์อยู่, สไลด์ถัดไป, โน้ตในสไลด์, สามารถทำการขีดเขียนบนสไลด์ได้ (Annotate) ในขณะที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะเห็นสไลด์ PowerPoint แบบเต็มจอ (ไม่ได้เห็นเป็น Presenter View แบบผู้แชร์)
- ข้อดีของการแชร์ PowerPoint Live คือ ผู้แชร์สามารถอ่านโน้ตและดูสไลด์หน้าถัด ๆ ไปได้ อีกทั้งยังขีดเขียนบนสไลด์ได้ (Annotate)
- ข้อควรระวัง คือ วิธีการแชร์นี้จะเป็นการอัพโหลดไฟล์จากเครื่องคอมพิวเตอร์ไปไว้บนคลาวด์ ถ้าไฟล์มีขนาดใหญ่จะใช้เวลาในการโหลดสักพัก ขึ้นอยู่กับความเร็วของอินเตอร์เน็ต และจะไม่สะดวกหากต้องมีการแก้ไขสไลด์ เพราะเมื่อแก้ไขแล้วต้องทำการอัพโหลดไฟล์ขึ้นไปไว้บนคลาวด์ใหม่อีกครั้ง
อย่างไรก็ตาม 2+1 วิธีการแชร์หน้าจอข้างต้นนี้ มีข้อดีและข้อควรระวังที่แตกต่างกันไป ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับผู้ใช้งานว่าจะเลือกใช้อย่างไรให้เกิดประโยชน์และเหมาะสมกับสถานการณ์